Opini / Gagasan

Serba-Serbi Job Description dan Job Spesification : Definisi, Fungsi, Tujuan dan Manfaat

Oleh : Rina Sugiarti

ENERGIBANGSA.ID  ΜΆ  Dalam ilmu manajemen terutama manajemen sumber daya manusia, istilah job description dan job spesifiction adalah istilah yang sering dijumpai.

Kedua istilah tersebut biasanya berkaitan satu sama lain. Kendati berkaitan, namun job description dan job specification adalah dua hal yang berbeda.

Namun, dalam praktiknya pada dunia kerja professional, masih banyak perusahaan yang mencampuradukkan job description dan job specification sehingga berimplikasi pada kacaunya proses recruitment serta potensi overlapping atau tumpang tindih pekerjaan,

Job description adalah daftar/perincian tertulis yang mencakup tanggung jawab, ciri utama pekerjaan, kewenangan dan kedudukan suatu jabatan.

Job description umumnya berisi berisi catatan  tentang hal-hal yang berkaitan dengan tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan.

Bentuk dari job description sendiri adalah berupa daftar yang diisi dengan nama pekerjaan, tugas-tugas serta apa-apa saja yang harus diselesaikan, lokasi pekerjaan, kondisi kerja serta resiko dari pekerjaan tersebut.

Data-data untuk membuat job description dapat diperoleh melalui suatu proses yang disebut analisis pekerjaan yang menggambarkan apa-apa saja yang sebenarnya mesti dilakukan oleh seorang pekerja, bagaimana pekerjaan itu dilakukan seserta kondisi apa saja yang dihadapi dalam melakukan pekerjaan tersebut.

Job decription bertujuan  mengidentifikasikan jabatan terkait dengan peran, tanggung jawab dan kewenangan orang yang memangku jabatan tersebut untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi.

Fungsi dari job description adalah memberikan ketegasan serta standar tugas yang harus diselesaikan oleh pemegang jabatan dan menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan dan nantinya dijadikan bahan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan.

Job description mempunyai beberapa manfaat, yaitu manfaat bagi karyawan dan bagi perusahaan. Bagi karyawan manfaat job description diantaranya : membantu atasan dan bawahan mengerti mengapa suatu jabatan diadakan dan apa tujuan utamanyal;memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-tugas dalam organisasil; membantu pekerja memahami tugasl; wewenang dan tanggung jawab jabatannyal; menjelaskan ruang lingkup jabatan dalam organisasi sehinga dapat menghindari kemungkinan overlapping dan salah interpretasi pekerjaan.

Adapun manfaat job description bagi perusahaan adalah sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi (struktur upah) melalui proses evaluasi jabatan, sebagai dasar pembentukan performance appraisal system (penilaian kinerja), penyusunan program pengembangan SDM, promosi jabatan, rekrutmen dan lainnya, membantu dalam program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk di antaranya program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja, membantu manajemen menganalisis serta menyempurnakan struktur organisasi perusahaan. 

Job spesifiaction merupakan suatu catatan tentang kualifikasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu berdasarkan pada job description yang ada.

Catatan tersebut harus meliputi pengetahuan serta kompetensi untuk dapat melakukan pekerjaan dengan efektif.

Dalam proses rekrutmen job specification adalah elemen penting karena ia membantu recruiter dalam menentukan kandidat yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.

Tujuan dari job spesifiaction adalah memberikan gambaran kualifikasi yang dibutuhkan oleh recruiter agar proses recruitment dapat berjalan lancar dan kandidat yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sedangkan untuk fungsinya sendiri adalah sebagai panduan dalam memahami tujuan, serta urgensi kedudukan dari suatu pekerjaan di dalam organisasi sebagai dasar dalam melakukan seleksi, upaya mendukung tujuan perusahaan serta sebagai upaya dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia di dalam perusahaan.

*Rina Sugiarti, Mahasiswi FE Manajemen Univ Wahid Hasyim 

Related Articles

Back to top button